第一条为了及时贯彻上级有关指示精神，规范学院公文办理，保证政令畅通，提高公文处理工作的科学化、制度化、规范化水平，做到准确、及时、安全、保密，特制定本规定。 

第二条公文处理包括收文以及学院发文两部分，常用公文的种类有：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 

第三条学院上级机关来文以及署名收件人是学院或党政办的外来文件（含传真、电报、电子邮件等），均由院办统一签收、拆封、登记、分类处理。署名院领导亲收件，交本人拆封，如收件人认为需按程序办理的，可交党政办登记、办理。对收件人不详的来文，由党政办拆封后酌情处理。学院各职能部门直接收到或参加会议带回的上级机关文件，均应先送党政办登记，办理有关手续后再行办理，不要直接签批或横传。 

第四条收发员收到上级有关文件，应当即转交党政办档案保密员，不能和报刊杂志混在一起传递，以免漏传，误传或延传。档案保密员签收后，应及时根据发文机关和机密等级，分门别类进行登记，交党政办主任处理。党政办主任根据文件内容和指示精神，在文件处理单上签署批办意见后交有关领导批阅或传阅。一般不准将公文在领导人之间自行传递。 

第五条收文处理的签收、登记、分类、拟办、批办、承办等各环节，都要加快节奏，提高办文效率。党政办根据学院领导的批示，组织有关处室和人员，落实和执行上级有关指示精神，并负责催办和查办。前4项应在当日或者1个工作日以内完成；领导批示或圈阅也应尽快完成（原则上文件不能在院领导办公室过夜，需要讨论研究的重要事项或者特殊情况除外） 

对于院领导批办的或者党政办交办的公文，有关部门和系部必须及时办理，不得延误、推诿。紧急公文和有办理期限要求的公文，必须在规定期限前办理完毕；无规定办理期限的，一般在10个工作日内办完。在办文过程中，如确有困难不能按时完成，应及时向党政办申明理由，并将文件退回党政办，党政办再交送原阅批的院领导再批示。对于一般参阅文件，有关部门、系部自收到文件之日起，应在1个工作日内阅毕，送还党政办。 

承办部门到党政办签收经院领导批办的或者党政办交办的公文原件，如公文涉密、承办时间较长、部门认为有保存价值的，经党政办同意，可以复制公文原件和办文单，加盖党政办公章后视同正式公文办理。 

第六条我院常用发文字号的含义： 

湘物院党字——用于学院党委综合性、全局性的重要公文； 

湘物院字——用于全院性、综合性、重要性的公文，向上级机关和外单位行文； 

湘物院纪审字-----用于学院纪检监察审计工作方面的行文； 

湘物院教字——用于学院关于教学管理工作方面的行文； 

湘物院科字-----用于学院科研管理工作方面的行文； 

湘物院学字——用于学院关于学生工作方面的行文； 

湘物院人字——用于学院关于人事管理方面的行文； 

湘物院财字——用于学院关于财务管理方面的行文； 

湘物院办字——用于贯彻执行院领导的指示，处理院办职权范围内的事项，按照院领导的指示对学院外行文。 

第七条学院发文流程：（一）承办处室拟稿，处室负责人审稿；（二）党政办核稿；（三）主管院领导审批（或会签）；（四）书记、院长签发（五）党政办复核、编号、套红、盖章、封发、打印、存档。在执行时经常需要对照的公文，既OA封发，也发纸质公文；有特殊保密要求或发文范围局限的公文，只发纸质件。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。凡需要经会议通过的，必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度，必须注明会议名称和会议通过日期。 

第八条学院的综合性公文，由党政办公室会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。有关部门和系部与学院联合发文，文稿必须先送党政办审核，必要时由党政办送有关处室提出意见后，再送院领导审批。向上级的重要请示、报告，对上级交办的重大事项的答复，下发综合性、规范性文件，先由分管院领导签署明确意见，再送书记、院长签发。 

第九条要精简文件。学院实行OA无纸化操作，凡上级已经发文的不重复发文，领导讲话不作文件印发，已经会议布置的工作不再发文。除党政办外，各处室不得对外行文。 

第十条严格规范打印、复印公文。原则上所有公文均须经党政办签字后，在学院文印室打印、复印，没有党政办签字，任何公文不得在院外打印、复印。